Processo estratégico de follow-up por WhatsApp e ligação para recuperar leads antigos, reativar oportunidades e aumentar o agendamento de avaliações.
Qualificação de lista · Passo 0
Antes de iniciar a cadência, organize a lista priorizando os leads com maior potencial de conversão. Aborde sempre do mais quente ao mais frio.
Pacientes que realizaram avaliação nos últimos 2 meses, mas não avançaram para o fechamento. Já conhecem a clínica e demonstraram interesse real.
Pacientes com falta registrada nos últimos 2 meses. Demonstraram intenção ao agendar — a ausência geralmente indica um obstáculo a ser superado.
Leads do último mês que entraram em contato e demonstraram interesse, mas não chegaram a agendar. Se o volume for baixo, ampliar para meses anteriores.
Cadência operacional
Clique em cada etapa para expandir os detalhes. A cadência ideal combina 4 tentativas de ligação com 2 a 3 mensagens por lead.
Envie uma mensagem apresentando a campanha interna da clínica. A preferência é por áudio — humaniza o contato, gera mais proximidade e tende a aumentar significativamente a taxa de resposta.
Após a mensagem inicial, faça a primeira ligação no período da manhã. Reforce o contato anterior com a clínica, apresente a condição diferenciada, mencione que a avaliação é gratuita e custeada pela clínica. Evite perguntas fechadas — sempre abra espaço para continuidade.
Se não houver resposta na primeira ligação, envie um novo áudio no WhatsApp logo depois. Informe que houve a tentativa, que existem condições especiais disponíveis e que haverá novas tentativas. Peça para o lead indicar um horário preferido.
Nova ligação no período da tarde — início da tarde, meio-dia ou final da tarde, no horário mais estratégico para contato. O objetivo é aumentar a probabilidade de sucesso sem gerar invasão de privacidade.
Se ainda não houver resposta, retome no dia seguinte com mais duas tentativas de contato telefônico. Distribuição recomendada: uma tentativa pela manhã e outra à tarde — ou nos horários mais estratégicos identificados para aquele lead.
Scripts e abordagens
Roteiros base para orientar a equipe. Adapte o nome do paciente e o contexto. Áudios devem soar naturais — não decorados.
Olá, tudo bem? Faz um tempo que você entrou em contato conosco e não tivemos mais retorno sobre o seu tratamento. Estamos com uma campanha interna voltada para pessoas que já agendaram, já entraram em contato ou já passaram por avaliação, com uma condição especial para iniciar o tratamento. Vamos entrar em contato para te explicar melhor como funciona. Qualquer dúvida, pode me chamar por aqui.
Olá, [nome]. Entramos em contato para te falar sobre uma condição especial para iniciar o seu tratamento, mas não conseguimos falar com você agora. Vamos fazer outras tentativas ao longo do dia. Qualquer dúvida, pode me mandar mensagem aqui. E se tiver um horário melhor para te ligar, é só me avisar. Muito obrigado. Até breve.
Pilares da abordagem
Princípios que orientam toda a comunicação durante o processo de reaquecimento. Aplicados com consistência, aumentam significativamente a taxa de conversão.
A abordagem deve sempre abrir caminho para a continuidade da conversa. Perguntas respondidas com "sim" ou "não" encerram o diálogo antes da hora.
Sempre conduza o lead para a visita, sugerindo alternativas de agenda. Isso reduz a fricção e facilita o comprometimento do paciente.
Avaliação gratuita, custeada pela clínica, com condição diferenciada e desconto especial para iniciar o tratamento. Essas informações devem ser mencionadas ativamente.
Roteiros são referências, não textos decorados. A comunicação deve ser humana, simples, segura e acolhedora. O lead precisa sentir cuidado, não pressão.
A equipe deve sempre iniciar pela lista organizada por temperatura. Quem já foi à clínica, agendou ou demonstrou intenção clara tem prioridade sobre leads com menor nível de interação.
Resumo executivo